Compliance

Transparenz in der Jugendstiftung nach innen und außen

Einführung
Aufgabe der Jugendstiftung ist es, im Bereich der Jugendbildung neue Wege aufzuzeigen, vor Ort zu erproben und Ideen sowie Vorhaben junger Menschen zu begleiten und zu unterstützen. Geleitet wird dies von der Erkenntnis, dass Jugendliche die Grundlage und die Perspektive unserer Gesellschaft von morgen darstellen. Jährlich werden durch die Jugendstiftung rund 140 Projekte beraten, gefördert und dokumentiert. Ehrenamtliches Engagement, Übernahme von Verantwortung für sich und andere, Eigeninitiative und Selbstwirksamkeit stehen bei diesen Projekten im Vordergrund. Zudem entwickelt die Jugendstiftung gemeinsam mit landesweiten Partnern zukunftsweisende Bildungsprogramme an der Schnittstelle zwischen Jugendbildung, Schule und Betrieb.

Ständig komplexer werdende rechtliche Vorgaben führen dazu, dass für Mitarbeitende der Jugendstiftung das Risiko einer zivil- oder strafrechtlichen Haftung für Rechtsverletzungen steigt und auch die Jugendstiftung selbst durch Rechtsverletzungen in schwierige oder existenzbedrohende Situationen gebracht werden kann. Die vorliegende Darstellung stärkt das Verständnis, dass rechtmäßiges Verhalten und dessen Überprüfung integraler Bestandteil der Arbeit der Jugendstiftung sind. Die hier dargelegten Grundsätze wurden von Mitarbeitenden erarbeitet und diskutiert und dem Vorstand zur Verabschiedung vorgelegt. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine zusammenfassende Darstellung der seit langem entwickelten und ausgeübten professionellen Praxis von „Compliance“.

 

Was ist Compliance
Der Begriff „Compliance“ (englisch: „Befolgung“) bedeutet allgemein die Einhaltung von Verhaltensregeln, sei es aufgrund von Gesetzen, Verordnungen und sonstigen öffentlichen Rechtsquellen oder sei es aufgrund unternehmensinterner Anweisungen. „Compliance steht für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, regulatorischer Standards und Erfüllung weiterer, wesentlicher und in der Regel vom Unternehmen selbst gesetzter ethischer Standards und Anforderungen“. (Eberhard Krügler)

Compliance dient damit insbesondere der Risikovorsorge und Gefahrenabwehr im Unternehmen gegenüber individuellem und kollektivem Fehlverhalten.

 

Voraussetzungen
Die Jugendstiftung kommt ihren Aufgaben und Vorhaben im rechtlichen Rahmen nach. Die Mitarbeitenden und der Vorstand der Jugendstiftung streben Transparenz, Einhaltung ethischer Standards und fairen Umgang im Geschäftsverkehr mit Partnern an.

Die nachfolgenden Vorgaben sorgen für entsprechende Transparenz in sensiblen Entscheidungsprozessen. Die Mitarbeitenden der Jugendstiftung müssen die einschlägigen Gesetze und Bestimmungen kennen und befolgen. Der Vorstand ist dafür verantwortlich, Rahmenbedingungen zu schaffen, die sicherstellen, dass die Compliance-Grundsätze in der Jugendstiftung eingehalten werden.

 

Allgemeine Regeln

  1. Umgang mit Geschäftspartnern, Behörden und Dritten
    Mitarbeitende der Jugendstiftung behandeln Geschäftspartner und Behörden im Geschäftsverkehr auf der Basis des geltenden Rechts und der internen Richtlinien (Qualitätsmanagementsystem). Versuche von Geschäftspartnern, Amtsträgern oder anderen Dritten, Entscheidungen der Jugendstiftung unlauter zu beeinflussen, werden nicht geduldet. Solche Versuche sind dem Leitungsteam und dem Vorstand stets schriftlich anzuzeigen.
  2. Geschenken und Einladungen
    Die Annahme von Geschenken, Zuwendungen oder Einladungen, die von Dritten angeboten werden, um einen unlauteren Vorteil zu erlangen oder um Entscheidungen zu beeinflussen, ist untersagt.
    Im Falle des Zuwiderhandelns werden rechtliche und interne Konsequenzen gezogen, unabhängig davon, ob das Vorgehen nach dem Strafgesetzbuch oder anderen Gesetzen strafbar ist bzw. wäre.
  3. Bewirtungen, Veranstaltungen und sonstige Zuwendungen
    Einladungen eines Außenstehenden zum Essen kommen nur im Rahmen eines Arbeitsessens in Frage. Von einem Arbeitsessen ist dann auszugehen, wenn ganz überwiegend dienstliche Angelegenheiten besprochen werden für die sich kein anderer Zeitpunkt oder Rahmen findet.
    Der Aufwand für Arbeitsessen muss aus Sicht des Gastgebers sowie des Gastes angemessen sein und sich an den ortsüblichen Preisen orientieren.
  4. Mögliche Interessenkollisionen und Nebentätigkeit
    Die Jugendstiftung kommt ihren Aufgaben mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln nach und erwartet das Gleiche von ihren Mitarbeitenden und ihren Geschäftspartnern.Die Jugendstiftung unterhält keine Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen von Mitarbeitenden. Den Mitarbeitenden ist es untersagt, eine eigene unternehmerische Tätigkeit für die Jugendstiftung anzubieten oder in Aufgabenbereiche zu erbringen in denen die Jugendstiftung tätig ist.
    Jede entgeltliche Nebentätigkeit ist der Vorgesetzten oder dem Vorgesetzten rechtzeitig vor deren Ausübung schriftlich anzuzeigen und genehmigen zu lassen.

 

Ablauf-Organisation

Regelungen, die die allgemeine Organisation betreffen, sind in der Satzung der Jugendstiftung, in den Förderrichtlinien und in den Prozess- und Standardbeschreibungen des Qualitätsmanagementsystems dargelegt. Diese Unterlagen stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung und werden von diesen berücksichtigt. Sie werden fortlaufend aktualisiert.

  1. Vier-Augen-Prinzip
    Für die Geschäfte und Rechtshandlungen, die der laufende Betrieb der Jugendstiftung mit sich bringt, gilt das Vier-Augen-Prinzip. Es wird wahrgenommen im Rahmen der festgelegten Verantwortlichkeiten und der übertragenen Vollmachten. Vom Vier-Augen-Prinzip darf nur bei zwingenden Vorgaben durch Dritte (z.B. elektronischer Antrag auf Fördermittel mit nur einer Unterschrift in Form einer elektronischen Signatur) abgewichen werden. In diesen Fällen ist das Vier-Augen-Prinzip im Innenverhältnis sicherzustellen und zu dokumentieren. Dabei ist darauf zu achten, dass Entscheidung, Ausführung und Überprüfung nicht in einer Person erfolgen.
    Des Weiteren wird der Zahlungsverkehr und jede vertragliche Vereinbarung im Vier-Augen-Prinzip vollzogen und von mindestens zwei Personen abgezeichnet, die nicht im gleichen Fachbereich oder in der gleichen Hierarchieebene arbeiten.
  2. Umgang mit Bargeld und Kreditkarten
    In der Jugendstiftung gibt es keine Bargeldkassen und keine dienstlichen Kreditkarten. Es werden keine Schecks benutzt. Alle Zahlungsvorgänge werden ausnahmslos über Bankkonten und über die Buchhaltung abgewickelt. Bareinzahlungen sind grundsätzlich zu vermeiden. Sollte dies in einem besonderen Fall nicht möglich sein, ist der Vorgang zu dokumentieren und zu begründen.
  3. Besondere Vorkommnisse
    Besondere Vorkommnisse, die geeignet sind, den Ruf, das Ansehen oder die Arbeitsfähigkeit der Jugendstiftung nachhaltig zu schädigen oder die Gefahr erheblicher finanzieller oder rechtlicher Konsequenzen für die Jugendstiftung beinhalten, sind unverzüglich der Geschäftsführung und dem Vorstandsvorsitzenden schriftlich anzuzeigen.
  4. Wirtschaftsprüfung und Innenrevision
    Die Jugendstiftung beauftragt jährlich eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die dem Vorstand und dem Kuratorium berichtet. Zudem beauftragt der Vorstand in unregelmäßigen Abständen die Innenrevision des Christlichen Jugenddorfwerks Deutschlands e.V., die unangemeldet alle Zahlungs- und Buchungsvorgänge überprüft.

 

Die hier dargelegten Grundsätze wurden von Mitarbeitenden erarbeitet und diskutiert und sind durch Beschluss des Vorstandes im November 2015 in Kraft getreten.